Importer et exporter les coordonnées de clients et fournisseurs

Dans cet article, nous expliquons comment importer de nouveaux enregistrements, exporter des enregistrements et mettre à jour des enregistrements existants à partir de feuilles de calcul (fichiers CSV). Découvrez comment

• Importer des nouveaux enregistrements de clients ou de fournisseurs

• Exporter tous les enregistrements de clients ou de fournisseurs

• Importer et mettre à jour des enregistrements de clients et de fournisseurs existants

Importer de nouveaux clients et fournisseurs

Utilisez cette section pour apprendre comment importer de nouveaux enregistrements de clients et fournisseurs à partir d’une feuille de calcul (fichier CSV).

Si vous souhaitez mettre à jour des enregistrements existants, consultez la section Mettre à jour des enregistrements existants.

1. Pour les clients:
   • Allez à Clients, Clients
   • Sélectionnez la flèche déroulante à côté de Créer Client
   • Sélectionnez Importer Client
2. Pour les fournisseurs:
   
   • Allez à Fournisseurs, Fournisseurs

   • Sélectionnez la flèche déroulante à côté de Nouveau Fournisseurs, Importer Fournisseurs

3. Cliquez sur le lien hypertexte pour télécharger le modèle de fichier CSV.
4. Allez dans le dossier des téléchargements de votre ordinateur pour récupérer le fichier.

Si vous avez déjà un fichier, comparez-le au modèle de fichier avant d’importer vos contacts. Les en-têtes des colonnes et le format des données de votre fichier doivent correspondre au modèle.

Si vous n’avez pas de fichier, vous pouvez ajouter vos contacts dans le modèle de fichier. Laissez les en-têtes de colonnes telles quelles, puis remplacez les données factices par vos contacts, en prenant soin d’utiliser le même format.

 NOTE: Note: La taille de fichier maximale que vous pouvez importer est de 0,5 Mo. Si votre fichier est plus grand, partagez-le dans deux fichiers. 

Lorsque vous préparez votre fichier, utilisez la table ci-dessous pour vous assurer que votre fichier utilise le format voulu. N’oubliez pas que la ligne d’en-tête dans votre fichier CSV doit utiliser les mêmes en-têtes que ceux indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
Référence	Texte	Oui	10 caractères maximum et doit être unique dans cet enregistrement.
Raison sociale	Alphanumérique	Oui	Saisissez la raison sociale du contact.
Devise	Texte	Non	Il s'agit du code de devise (par exemple, USD est le code du dollar américain et CAD est le code du dollar canadien). Pour utiliser la devise par défaut, laissez ce champ vide.  NOTE: Note: Pour importer une devise étrangère, vous devez d'abord activer les transactions en devises étrangères.
Limite de crédit	Alphanumérique	Non	Limite de crédit du contact
Type (adresse principale)	Alphanumérique	Non	Pour utiliser la Livraison par défaut, laissez ce champ vide. Sinon, entrez une des informations suivantes : Livraison Comptes Ventes Achats
Ligne 1 (adresse principale)	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
Ligne 2 (adresse principale)	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
Ville (adresse principale)	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
État/Province (adresse principale)	Alphanumérique	Non	État (É.-U.) ou province (CA) (adresse principale) 50 caractères maximum.
Code ZIP/Code postal (adresse 2)	Alphanumérique	Non	Code ZIP (É.-U.) ou code postal (CA) (adresse 2) 10 caractères maximum.
Pays (adresse principale)	Alphanumérique	Non	Il s'agit du code du pays, par exemple US pour les États-Unis, CA pour le Canada. 2 caractères maximum.
Nom du contact principal	Alphanumérique	Oui	Entrez le nom du contact lié à cette entreprise ; si vous souhaitez utiliser le Contact principal par défaut, laissez ce champ vide.
Téléphone du contact principal	Numérique	Non	50 caractères maximum.
Type de contact principal	Alphanumérique	Non	Choisissez le type de contact – Entrepreneur, Employé, Autre, Comptes, Ventes, ou Achats. Laissez en blanc pour utiliser l'option de Comptes par défaut. Sinon, entrez une des informations suivantes : Entrepreneur Employé Autre Comptes Ventes Achats
Mobile du contact principal	Numérique	Non	50 caractères maximum.
Courriel du contact principal	Alphanumérique	Non	Cela doit être une adresse électronique valide, par exemple : [email protected].
Fax du contact principal	Numérique	Non	50 caractères maximum.
Type adresse 2	Alphanumérique	Non	Pour utiliser la Livraison par défaut, laissez ce champ vide. Sinon, entrez une des informations suivantes : Livraison Comptes Ventes Achats
Ligne 1 adresse 2	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
Ligne 2 adresse 2	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
Ville adresse 2	Alphanumérique	Non	50 caractères maximum.
État/Province adresse 2	Alphanumérique	Non	État (É.-U.) ou province (CA) (adresse 2) 50 caractères maximum.
Code ZIP/Code postal (adresse 2)	Alphanumérique	Non	Code ZIP (É.-U.) ou code postal (CA) (adresse 2) 10 caractères maximum.
Pays adresse 2	Alphanumérique	Non	Il s'agit du code pays, par exemple, US pour les États-Unis, et FR pour la France. 2 caractères maximum.
Compte du grand livre	Numérique	Non	NOTE: Note: Pour utiliser le compte du grand livre par défaut, laissez ce champ vide. Pour les clients, le compte de vente du grand livre par défaut est 4000 et pour les fournisseurs, le compte d'achat du grand livre par défaut est 5000. Pour vérifier les codes de vos comptes du grand livre, accédez au menu Paramètres, puis sous Paramètres financiers, cliquez sur Plan comptable.
Modalités de paiement	Numérique	Non	Le nombre de jours de crédit de ce contact. Pour utiliser les modalités de paiement par défaut, laissez ce champ vide.
Notes	Alphanumérique	Non	500 caractères maximum.
Nom du compte bancaire	Alphanumérique	Non	Entrez le nom du compte bancaire du contact. 50 caractères maximum.
Numéro compte bancaire	Numérique	Non	25 caractères maximum.

1. Allez au menu Contacts, puis sélectionnez Nouveau client, Importer client ou Nouveau fournisseur, Importer fournisseur.
2. Sélectionnez Choisir fichier. Allez jusqu’à votre fichier CSV de contacts, puis cliquez sur Ouvrir.
3. Cliquez sur Téléverser.

Exporter des contacts

Il existe 2 façons d’exporter des enregistrements de clients et de fournisseurs

• Utilisez l’option Exporter tout pour exporter tous les enregistrements.

• Exportez des enregistrements sélectionnés des listes de clients ou fournisseurs.

Exporter tous les enregistrements

Cette option permet d’exporter tous les enregistrements de clients ou de fournisseurs vers des fichiers CSV distincts. L’exportation contient tous les champs des enregistrements de clients ou fournisseurs, à l'exception des types d’analyse.

1. Dans le menu Contacts, sélectionnez Clients ou Fournisseurs.

2. Sélectionnez Exporter tout dans le menu déroulant Nouveau client ou Nouveau fournisseur.

3. La création du fichier d’exportation peut prendre quelques minutes. Une notification s’affiche dans la barre d’outils pour vous informer lorsque le fichier est prêt.

   Vous pouvez seulement exporter un seul fichier à la fois, alors attendez que l’exportation soit terminée avant d’essayer d’en exporter un autre.

Exporter des enregistrements sélectionnés

Cette option permet d’exporter uniquement les champs visibles de la liste pour les enregistrements sélectionnés. Utilisez l’icône pour ajouter ou supprimer des champs avant d’exporter.

1. Dans le menu Contacts, sélectionnez Clients ou Fournisseurs.

2. Sélectionnez les enregistrements à exporter.

3. Sélectionnez l’icône CSV dans la barre d’outils Actions.

Mettre à jour des enregistrements existants

Dans cette section, nous expliquons comment mettre à jour des enregistrements de contacts existants à partir d’une feuille de calcul (fichier CSV).

Pour nous assurer de pouvoir identifier et mettre à jour des enregistrements existants, nous utilisons un identifiant unique. Pour inclure cet identifiant dans votre feuille de calcul, vous devez d’abord exporter tous vos enregistrements, puis mettre à jour la feuille de calcul exportée et la réimporter.

Cela permet d’éviter de créer des doublons. Lorsque la colonne Identifiant unique est vide, nous créons un nouvel enregistrement.

1. Exportez tous vos enregistrements de client ou de fournisseur vers une feuille de calcul en suivant les étapes ci-dessus.
2. Ouvrez le fichier exporté et apportez les modifications nécessaires. Enregistrez votre fichier.

3. Dans la barre de navigation, sélectionnez Contacts.

4. Sélectionnez Mettre à jour les clients ou Mettre à jour les fournisseurs dans le menu déroulant Nouveau client ou Nouveau fournisseur.

5. Glissez-déposez votre fichier mis à jour ou sélectionnez Choisir, puis Téléverser le fichier.

6. Choisissez la façon de traiter les cellules vides dans votre fichier CSV, puis sélectionnez Continuer.

7. Vous verrez un récapitulatif du fichier que vous êtes sur le point d’importer. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Démarrer l’importation.