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Comment transmettre les feuillets Relevé 1 par voie électronique

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Description

Resolution

Prérequis avant de transmettre le RL-1 par voie électronique

Pour transmettre électroniquement, contactez le Groupe de promotion de l'EDI et d'acquisition de données électroniques. On vous donnera les informations suivantes :

  1. Numéro de préparateur : ce numéro commence par NP suivit de 6 chiffres. Si n'avez pas ce numéro il faudra contacter les numéros: 514-864-6299 (Montréal) , 418-659-6299 (Québec), 1-800-267-6299 (ailleurs au Québec)  ou remplissez le formulaire ED-430 en ligne pour en obtenir un.
  2. Code d'utilisateur et mot de passe : un code d'utilisateur et mot de passe pour accéder au site internet de Revenu Québec.
  3. Numéro du relevé : Sage 50 utilise ce numéro pour générer le numéro E-file (feuillet RL-1) de 8 chiffres de chaque employé.

Note : Vous devez être enregistrer avec Clic Revenu pour transmettre les RL-1 par Internet.

Transmission de RL-1 par Internet :

    1. Dans la fenêtre d'accueil, cliquez sur Fichier, Importer/Exporter, Transmission élect. déclarations, Exporter RL-1 (Service de transmission des feuillets).
    2. Sélectionnez l'année de paie pour laquelle vous faite la déclaration.
    3. Sélectionnez les employés pour lesquels vous produisez la déclaration des feuillets Relevé -1. Pour sélectionner un employé dont l'état est inactif, cochez la case Inclure les employés inactifs.
    4. Fournissez les informations dans tous les onglets de la fenêtre en utilisant les publications du Ministère du Revenu du Québec et les rubriques ci-après :

Onglet Informations de transmission

  1. Méthode de transmission. Sélectionnez l'option Transfert des fichiers par Internet. Revenu Québec limite le volume du fichier RL-1 que vous pouvez soumettre par voie électronique, alors assurez-vous de visiter leur site web pour obtenir les informations les plus récentes sur les spécifications du fichier. Si votre fichier est trop volumineux, Sage 50 sélectionnera automatiquement l'option Support magnétique.
  2. Type d'envoi. Sélectionnez une des options suivantes :
    - Transmission-fichier d'origine, si vous en soumettez un RL-1 
    - Transmission-fichier modifié, si vous soumettez un fichier modifié
    - Transmission-fichier annulé, si vous soumettez un fichier annulé
  3. Type de préparateur. Sélectionnez l'option qui décrit la personne pour laquelle vous produisez la déclaration des feuillets RL -1.
  4. Provenance des relevés. Sélectionnez l'option qui décrit où vous avez obtenu vos feuillets RL -1.
  5. Numéro du préparateur. Entrez le numéro du préparateur que le Groupe de promotion de l'EDI et d'acquisition de données électroniques vous a assigné, voir plus haut dans les prérequis.
  6. Nº du relevé. Entrez le numéro de huit chiffres que vous avez reçu du Ministère du Revenu du Québec pour produire la déclaration par voie électronique.
  7. Nº d'ordre de transmission. Vous devez faire le suivi de la séquence des transmissions soumises lorsque vous le faites la déclaration par voie électronique. Le numéro dans cette case augmente successivement, chaque fois que vous produisez une déclaration avec Sage 50. Si vous n'utilisez pas Sage 50 pour une transmission (par exemple, RL-2), vous devez changer ce numéro manuellement afin de maintenir un comptage précis de vos déclarations pour votre prochaine transmission par voie électronique.

Onglet Informations de l'entreprise

  1. Nº entreprise Québec. Entrez le numéro d'entreprise de dix chiffres (NEQ) que l'inspecteur général des institutions financières, le greffier de la Cour Supême ou le Ministère du Revenu vous a assigné. Si vous n'avez pas de numéro, alors laissez la case en blanc.
  2. Nº d'identification de l'employeur. Entrez le numéro d'identification de huit chiffres de l'employeur que le Ministère du Revenu vous a assigné.
  3. Nº dossier de l'employeur. Entrez le numéro de dossier de huit chiffres de l'employeur que le Ministère du Revenu vous a assigné.

Onglet Coordonnées du contact

Entrez les coordonnées des personnes-ressources: Référence Comptable et Référence Technique du service de paie de votre entreprise que le gouvernement peut contacter pour obtenir des renseignements supplémentaires.

  1. Cliquez sur OK.
  2. Dans la fenêtre Options des cases RL-1, s'il y a lieu assignez un revenu, avantage ou retenue aux cases numérotées du feuillet RL-1 puis faites OK. Sinon juste cliquez sur OK pour continuer.
  3. Sélectionnez un emplacement pour sauvegarder le fichier sur votre disque dur.

    Sage 50 crée et nomme automatiquement le fichier AAPPPPPPSSS dont AA représente les deux derniers chiffres de l'année d'imposition, PPPPPP est le numéro du préparateur et SSS est le numéro de séquence du fichier.

  4. Pour imprimer le sommaire des validations et l'emplacement du fichier exporté, cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Sage 50 - Sommaire Exporter des enregistrements.
  5. Cliquez sur RL-1 par Internet en bas à gauche de cette fenêtre pour accéder au site web sécurisé du gouvernement du Québec pour pouvoir transmettre le fichier créé.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK dans la fenêtre Sage 50 - Sommaire Exporter des enregistrements.

Transmission du RL-1 sur support magnétique :

  1. Revenu Québec n'accepte plus les Relevé 1 sur support électronique comment CD-ROM ou DVD.
  2. S'il vous plait utiliser la méthode Internet ci-dessus pour générer le format XML qui est accepté.

Note :

  • Après la génération de RL-1, le Sage 50 mettra à jour le Numéro de feuillet RL-1 et la Date de transmission RL-1 dans la fiche de chaque employé sur l'onglet Déclaration T4 et RL-1.
  • Vous êtes requis de distribuer les copies de RL-1 à vos employés. Si vous voulez que le numéro feuillet RL-1 apparaisse sur les copies imprimées de RL-1 vous devez faire l'exportation électronique de RL-1 d'abord avant de procéder a l'impression.
  • Sage 50 ne permet pas d'imprimer le Sommaire des déductions à la source et les contributions de l'employeur. Vous pouvez remplir un sommaire sur le site de Revenu Québec ou l'imprimer et l'envoyer par courrier

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