À propos du rapport Balance de vérification

Le rapport Balance de vérification présente un aperçu des soldes de chaque compte du grand livre à un moment donné. Ce rapport inclut les totaux cumulatifs des débits et crédits reportés à chaque compte.

En quoi cela est-il important?

Le rapport Balance de vérification est important car il vous donne un aperçu de tous les comptes du grand livre. Il regroupe tous les comptes du bilan et d’état des résultats en seul rapport. En passant en revue ce rapport, vous pouvez facilement repérer toute erreur possible dans les soldes des comptes, par exemple si un solde est trop ou pas assez important. Vous pouvez ainsi déceler d’éventuels problèmes et les corriger avant de produire d’autres états financiers tels que l’état des résultats ou le bilan.

Le rapport Balance de vérification est également important pour les prévisions et l’analyse. Par exemple, vous pourriez produire un rapport pour les soldes de l’exercice en cours et un autre pour les soldes de l’exercice précédent afin de comparer les coûts, les dépenses et les revenus. Ces données sont cruciales pour la budgétisation et pour vous aider à prendre des décisions financières importantes pour votre entreprise.

Après avoir exécuter le rapport Balance de vérification, vous pouvez l’exporter au format PDF ou CSV pour une analyse plus approfondie.

Produire le rapport

Vous pouvez produire le rapport Balance de vérification chaque fois que vous voulez consulter les soldes de vos comptes du grand livre ou à des fins d’analyse, Vous pouvez changer le format du rapport en sélectionnant différentes périodes de référence et autres critères.

Allez au menu Rapports, Balance de vérification pour ouvrir la page du rapport et définir les critères voulus. Les options du champ Période vous permettent de voir les soldes à une date particulière ou de consulter les mouvements des comptes à des fins d’analyse.

Au

Sélectionnez Au dans le champ Période, puis saisissez une date dans le champ adjacent pour afficher les soldes des comptes du grand livre jusqu’à cette date. Au lieu d’afficher les activités de la période, le rapport affichera les soldes des comptes depuis la date de début des comptes jusqu’à la date sélectionnée.

Admettons que vous avez commencé à utiliser Comptabilité Express le 15 janvier 2018. Nous sommes aujourd’hui le 29 juin 2020 et vous voulez consulter les soldes de votre compte du grand livre. Il n’y a pas de période particulière; vous voulez seulement connaitre l’état de vos comptes à ce jour. Pour ce faire, sélectionnez Au dans le champ Période, puis saisissez 29/06/2020 dans le champ Date. Sur le rapport, les soldes iront du 15 janvier 2018 au 29 juin 2020.

Avec l’option Au, les données du rapport sont affichées dans un format standard de quatre colonnes.

Options d’analyse, fondées sur les mouvements entrants et sortants

Pour exécuter un rapport analytique, sélectionnez une de ces options dans le champ Période :

• Cette année, Année passée, Cet exercice ou Exercice passé. Sélectionnez Cette année ou Année passée pour afficher les soldes du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile en cours ou de la précédente. Sélectionnez Cet exercice ou Exercice passé pour afficher les soldes de l’exercice en cours ou du précédent. Les périodes d’exercices sont disponibles seulement si vous avez défini une date de fin d'exercice dans Paramètres financiers.
• Ce mois, Mois passé, Ce trimestre ou Trimestre passé. Sélectionnez Ce mois ou Mois passé pour afficher les soldes du mois en cours ou du précédent. Sélectionnez Ce trimestre ou Trimestre passé pour afficher les soldes du trimestre en cours (trois mois) ou du précédent.
• Personnalisé. Sélectionnez cette option si vous voulez saisir votre propre plage de dates dans les champs De et Au.

Soldes d’ouverture et de clôture

Vous pourriez aussi vouloir ajouter les options suivantes aux critères :

• Cette période uniquement ou Afficher les soldes d’ouverture et de clôture. Sélectionnez Cette période uniquement pour afficher uniquement les mouvements de la période sélectionnée sans les soldes d’ouverture et de clôture. Pour inclure ces soldes, sélectionnez Afficher les soldes d’ouverture et de clôture.
  • Lorsque vous sélectionnez Afficher les soldes d’ouverture et de clôture, le rapport inclut toutes les écritures réalisées avant la période sélectionnée, y compris les écritures de l’exercice précédent. Par défaut, celles-ci apparaissent dans les soldes des comptes du grand livre où les écritures ont été reportées dans la colonne Solde d’ouverture.
  • Si vous sélectionnez l’option Afficher les soldes d’ouverture et de clôture, vous pouvez aussi sélectionnez Récapitulation des bénéfices non répartis. Si vous sélectionnez cette option, une ligne récapitulative Bénéfices non répartis est ajoutée au rapport Balance de vérification. Cette option totalise les soldes des états des résultats des exercices précédents sur une ligne et liste en dessous l’activité de l’état des résultats de l’exercice courant pour chaque compte.

 NOTE: Note: L’option Récapitulation des bénéfices non répartis est aussi disponible si vous sélectionnez Au dans le champ Période. 

À propos des valeurs de bénéfices non répartis récapitulatives

Si vous sélectionnez Récapitulation des bénéfices non répartis, le solde récapitulatif inclut toutes les transactions de l’exercice antérieur qui ont été reportées aux comptes du grand livre État des résultats, plus toutes les écritures du journal reportées directement au compte Bénéfices non repartis.

Si vous exécutez le rapport pour un exercice précédent spécifique, les comptes États des résultats sont présentés en détail pour chaque compte du grand livre. Ils ne sont pas récapitulés sur la ligne Bénéfices non répartis de la période de référence (affichée dans la colonne du milieu).

Supposons que votre exercice se termine le 31 décembre. Vous avez saisi trois factures de vente pendant l’année : une dans le mois en cours d’un montant de 500 $, une le mois précédent d’un montant de 200 $ et une autre dans l’exercice précédent pour un montant de 100 $. Toutes les factures ont été reportées au compte du grand livre Produits des ventes. Vous sélectionnez Ce mois (dans le champ Période) et Afficher les soldes d’ouverture et de clôture avant d’exécuter le rapport Balance de vérification. Si vous :

• Ne sélectionnez pas Récapitulation des bénéfices non répartis, le rapport affiche le solde du compte du grand livre Produits des ventes de 500 $ pour le mois en cours et 300 $ dans la colonne Solde d’ouverture. La colonne Solde de clôture indique 800 $.
• Sélectionnez Récapitulation des bénéfices non répartis, le rapport affiche le solde du compte du grand livre Produits des ventes de 500 $ pour le mois en cours, 200 $ dans la colonne Solde d’ouverture et 700 $ dans la colonne Solde de clôture. La ligne Bénéfices non répartis affiche un total de 100 $. Si vous développez la ligne, vous pouvez voir que les lignes de transaction affiche un solde nul dans la colonne du mois et 100 $ dans les colonnes Solde d’ouverture et Solde de clôture.

 NOTE: Note: Si vous aviez reporté une écriture de journal directement dans Bénéfices non repartis, vous pouvez la fractionner à partir des totaux récapitulatifs (calculés par le système). Un zoom avant sur l’écriture manuelle ouvrira le rapport Grand livre et un zoom avant sur les totaux récapitulatifs ouvrira le rapport État des résultats. La fonction de zoom avant est désactivée si vous les réduisez à un seul montant. 

Autres critères

• Masquer les comptes dont le solde est nul. Cette option est sélectionnée par défaut et exclut du rapport les comptes du grand livre dont le solde est nul. Si vous la décochez, les comptes du grand livre ayant enregistré des activités dans la période, et dont le solde net est nul, sont inclus dans le rapport. Les comptes du grand livre n’ayant enregistré aucune activité sont exclus.
• Afficher les codes IGRF. Pour inclure les codes IGRF de votre plan comptable sur le rapport.

Faire un zoom avant dans les données du rapport

Cliquez sur un des soldes dans la colonne Débit ou Crédit pour voir les transactions comprises dans le solde en question. Si vous faites un zoom avant dans :

• Un compte du grand livre de Bilan (sauf pour les bénéfices non repartis et l’état des résultats), le rapport Grand livre détaillé s’ouvre pour vous permettre de passer en revue les transactions reportés au compte. Au besoin, vous pouvez cliquer sur un montant pour faire un zoom avant supplémentaire.

ou

• La ligne Bénéfices non répartis, le rapport État des résultats s’ouvre et présente en détail les soldes des comptes qui ont été totalisés dans Bénéfices non répartis.

Pour revenir au rapport Balance de vérification, cliquez sur Retour dans votre navigateur.

Détection d’erreurs et régularisation

Si les soldes de vos comptes du grand livre sont supérieurs ou inférieurs aux montants attendus, cela peut indiquer l’existence de reports en double, manquants ou erronés. La meilleure façon de vérifier tout solde qui semble incorrect sur le rapport Balance de vérification est de faire un zoom avant. Peu importe le solde sur lequel vous cliquez, vous pouvez toujours faire un zoom avant jusqu’à la transaction initiale.

Pour corriger une erreur, vous devrez soit corriger la transaction erronée ou créer une écriture de journal. Dans la mesure du possible, il est préférable de corriger la transaction erronée. Cependant, si la transaction est réglée et que vous devez la corriger avec une écriture de journal, n'oubliez pas que :

• Vous devez sélectionner le compte du grand livre affecté du côté correspondant à la régularisation de l’écriture de journal.
• Celle-ci doit être du type opposé à l’écriture erronée.
• Si elle contient plusieurs lignes, le total doit être égal au montant de l’écriture erronée.