Facturer dans une autre devise

Si vous faites affaire avec des entreprises étrangères, vous pouvez traiter des transactions en devises étrangères dans Comptabilité. Vous pouvez facilement enregistrer des factures, notes de crédit, paiements et encaissements dans d'autres devises. Vous pouvez choisir d'utiliser des taux de change courants du Federal Reserve System (FRS) qui sont actualisés chaque jour pour toujours utiliser le taux le plus récent. Vous pouvez aussi faire le suivi des pertes ou gains dûs aux fluctuations du taux.

Pour configurer les transactions en devises étrangères

Avant de commencer à entrer des transactions dans d'autres devises, vous devez activer les transactions en devises étrangères et entrer les devises voulues dans les enregistrements de vos contacts.

Activation des transactions en devises étrangères

1. Cliquez sur Paramètres.
2. Sous Paramètres financiers, cliquez sur Devises étrangères.
3. Cochez la case Permettre les transactions en devises étrangères.
4. Pour utiliser automatiquement les taux de change les plus à jour de la FRS (Federal Reserve System), cochez la case Utiliser les taux de change courants.

   NOTE: Note: Si vous n'utilisez pas les taux de change courants, vous devez saisir et mettre à jour manuellement les taux de la devise concernée. Vous pouvez le faire à cet endroit ou vous pouvez entrer le taux lors du report des transactions particulières. 

   Trois devises sont automatiquement créées pour vous : Dollar américain (USD), Dollar canadien (CAD) et Peso mexicain (MXN). Vous ne pouvez pas supprimer votre devise de base ni aucune devise qui est utilisée. Si vous souhaitez supprimer des devises qui ne sont pas utilisées, cliquez sur le bouton Supprimer.

5. Vérifiez ou saisissez les informations suivantes :

   Compte frais bancaires du grand livre	Il s'agit du compte utilisé pour les éventuels frais bancaires encourus. Par exemple, pour conserver un enregistrement de ce que vous coûtent les transactions étrangères en frais bancaires, vous pouvez utiliser un compte distinct de celui que vous utilisez pour les frais bancaires ordinaires. Si nécessaire, vous pouvez créer un nouveau code dans votre plan comptable.
   Compte de gains de taux de change*	Si le taux de change varie entre la création d'une facture et la réception ou la réalisation d'un paiement, le gain est reporté sur ce compte. Cela vous permet de faire le suivi de vos gains occasionnés par la fluctuation des taux.
   Compte de pertes de taux de change*	Si le taux de change varie entre la création d'une facture et la réception ou la réalisation d'un paiement, la perte est reportée sur ce compte. Cela vous permet d'effectuer un suivi des pertes découlant de la fluctuation des taux.

6. Pour ajouter une nouvelle devise, sélectionnez-la dans la liste sur la prochaine ligne disponible.

   Le taux s'affiche automatiquement. Si vous utilisez des taux de change courants, les derniers taux du FRS apparaissent. Si vous choisissez de ne pas utiliser de taux de change courants, saisissez le taux manuellement.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez activé des transactions en devises étrangères et sélectionné vos devises.

Pour sélectionner la devise dans l'enregistrement du contact

Une fois les devises activées, vous devrez sélectionner la devise voulue dans l'enregistrement du contact (client ou fournisseur).

S'il s'agit d'un nouveau contact, vous pouvez le configurer dans la section correspondante.

1. Allez dans Contacts (ou dans Contacts, puis Clients ou Fournisseurs).
2. Trouvez le client ou le fournisseur concerné, puis cliquez dessus pour ouvrir l'enregistrement correspondant.
3. Cliquez sur Options.
4. Dans la section Détails du compte, cliquez sur Modifier.
5. Sélectionnez la devise dans le champ Devise.

NOTE: Note: Si vous avez créé des factures pour le contact, vous ne pouvez pas changer la devise (même si vous supprimez ou annulez les factures). Pour créer des factures dans une autre devise, vous devez créer un nouveau contact. 

6. Cliquez sur Enregistrer.

Traitement de transactions en devises étrangères

Après avoir configuré Comptabilité pour les transactions en devises étrangères, vous remarquerez certaines différences à l'enregistrement des transactions. Les montants de vos factures, avoirs, devis, paiements et encaissements apparaissent maintenant dans la devise de ce contact. Vous pouvez voir le taux de change utilisé et la valeur de la transaction dans votre devise de base. Vous pouvez aussi enregistrer les éventuels frais de change encourus. Lorsque vous enregistrez des opérations bancaires, la valeur apparaît toujours dans votre devise de base sur l'activité bancaire. Pour voir les détails d'une transaction, y compris le montant en devise étrangère et le taux de change utilisé, cliquez sur le paiement ou encaissement dans le compte bancaire correspondant.

Les journaux, paiements divers et encaissements divers sont toujours reportés dans la devise de base et vous ne pouvez pas saisir des écritures rapides dans une devise étrangère. Si vous avez besoin de saisir une facture ou une note de crédit, voyez la section ci-dessous.

Factures, notes de crédit et devis

Lorsque vous saisissez des factures, notes de crédit et devis, vous devez les créer comme d'ordinaire. Cependant, vous devez aussi tenir compte de ce qui suit :

• Le taux de change par défaut apparaît dans la partie supérieure de la facture ou note de crédit. Si vous choisissez d'utiliser des taux de change courants, il s'agit du tout dernier taux du FRS. Si vous n'utilisez pas de taux de change courants, il s'agit du taux de change par défaut que vous avez saisi dans les paramètres de devises étrangères. Dans ce cas, vous pouvez remplacer le taux de change au besoin.
• Les postes affichés sur la facture, note de crédit ou devis apparaissent dans la devise du contact sélectionné.
• Si vous avez des produits avec un prix par défaut, ou des services avec des taux par défaut, le prix ou le taux est converti en fonction de la devise du contact et du taux de change courant.
• Si vous entrez des valeurs pour la facture, note de crédit ou devis, puis remplacez le contact par un contact avec une autre devise, vous êtes invité à soit convertir les valeurs ou à les laisser telles qu'elles sont. Si vous les convertissez, les valeurs sont mises à jour en fonction de la devise du nouveau contact.
• Si vous convertissez un devis, une ébauche de facture ou une note de crédit, le taux de change original est appliqué. Si le taux de change a changé depuis la création du devis ou de la facture, saisissez le taux approprié dans le champ Taux de change.

Encaissements et paiements de factures

Vous devez vérifier des informations supplémentaires lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en devise étrangère dans une facture.

NOTE: Note: Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer un paiement reçu d'un client. Si vous voulez enregistrer un paiement versé à un fournisseur, remplacez ventes par charges et encaissement par paiement. 

1. Accédez à la section Ventes, puis cliquez sur Factures de vente.
2. Cliquez sur la facture, puis sur Enregistrer paiement.
3. Vérifiez ou saisissez les informations suivantes :

   Montant reçu*	Saisissez le montant total payé dans la devise étrangère. Le montant dans votre devise de base s'affiche sous Montant reçu.
   Remise	Indique les éventuelles remises offertes au client.
   Taux de change	Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant du FRS (Federal Reserve System).
   Date du paiement*	Saisissez la date du paiement.
   Versé au compte bancaire	Sélectionnez le compte bancaire.
   Méthode	Sélectionnez le mode de paiement.
   Référence (facultatif)	Saisissez une référence pour l'encaissement.
   Frais de change	Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour cet encaissement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Encaissements clients ou paiements fournisseurs

Vous pouvez entrer des encaissements clients et des paiements fournisseurs pour enregistrer le paiement simultané de plusieurs factures ou pour enregistrer un acompte en devise étrangère.

NOTE: Note: Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer un paiement reçu d'un client. Si vous voulez enregistrer un paiement versé à un fournisseur, remplacez encaissement par paiement et client par fournisseur. 

1. Allez au menu Opérations bancaires.
2. Cliquez sur le compte bancaire.
3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Vente/Encaissement.
4. Dans l'onglet Encaissement client, vérifiez les informations suivantes :

   Client	Choisissez le client dans la liste déroulante.
   Versé au compte bancaire	Vérifiez que le compte bancaire approprié s'affiche. Si vous devez le changez, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
   Méthode	Sélectionnez le mode de paiement.
   Reçu le*	Saisissez la date de réception du paiement.
   Référence (facultatif)	Si nécessaire, saisissez une référence pour cet encaissement.
   Montant reçu*	Saisissez le montant total que le client a payé dans sa devise.
   Taux de change	Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant du FRS (Federal Reserve System). Vous pouvez le changer, si nécessaire.
   Frais de change	Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour cet encaissement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

5. Renseignez l'encaissement client comme d'ordinaire.

Remboursements clients et fournisseurs

Vous pouvez utiliser l'option de remboursement client ou fournisseur pour rembourser des notes de crédit ou acomptes dans une devise étrangère.

NOTE: Note: Les étapes ci-dessous expliquent comment enregistrer un remboursement client. Si vous voulez enregistrer le remboursement d'un fournisseur, remplacez paiement par encaissement et client par fournisseur. 

1. Allez au menu Opérations bancaires.
2. Cliquez sur le compte bancaire concerné.
3. Dans le menu Nouvelle écriture, cliquez sur Charge/Paiement.
4. Dans l'onglet Remboursement client, vérifiez les informations suivantes :

   Client	Choisissez le client dans la liste déroulante.
   Payé du compte bancaire	Vérifiez que le compte bancaire approprié s'affiche. Si vous devez le changez, choisissez le compte voulu dans la liste déroulante.
   Méthode	Sélectionnez le mode de paiement.
   Remboursé le*	Saisissez la date de paiement du remboursement.
   Référence (facultatif)	Si nécessaire, saisissez une référence pour ce remboursement.
   Montant remboursé*	Saisissez le montant total remboursé dans la devise du client.
   Taux de change	Si vous utilisez des taux de change courants, il s'agit du taux courant du FRS (Federal Reserve System). Vous pouvez le changer, si nécessaire.
   Frais de change	Saisissez les éventuels frais bancaires encourus pour ce remboursement. Les frais de change sont toujours affichés dans votre taux de base.

5. Renseignez le remboursement client comme d'ordinaire.

Vérification de vos gains et pertes de change

Si le taux de change fluctue entre le report d'une facture et son paiement ou d'une note de crédit et son remboursement, l'écart du taux est reporté dans le compte Gain/(Perte) de change. Cette valeur s'affiche en tant que frais généraux dans votre rapport État des résultats.

Pour consulter les transactions dont se compose cette valeur, sur la page du rapport État des résultats, cliquez sur Gain/(Perte) de change. Le rapport Grand livre s'affiche. Sur le rapport Grand livre, vous pouvez consulter un sommaire de chaque transaction ou cliquer sur la transaction pour voir les détails.