Comment utiliser le rapport de balance de vérification

Comment utiliser le rapport de balance de vérification dans Sage Comptabilité.

Le rapport Balance de vérification présente un aperçu des soldes de chaque compte du grand livre à un moment donné. Ce rapport inclut les totaux cumulatifs des débits et crédits reportés à chaque compte.

En quoi cela est-il important?

Le rapport de balance de vérification offre une vue d’ensemble de tous les comptes du grand livre, y compris les comptes du bilan et du compte de résultat. Il aide à identifier les soldes incorrects, ce qui permet de corriger les erreurs avant de générer d'autres rapports financiers. Ce rapport est essentiel pour la prévision et l’analyse. Comparer les soldes de cette année à ceux de l’année précédente aide à établir un budget et à prendre des décisions financières. Vous pouvez exporter le rapport en format PDF ou CSV pour une analyse plus approfondie.

Produire le rapport

Exécutez le rapport de balance de vérification à tout moment pour voir les soldes de tous les comptes du grand livre ou effectuer une analyse. Modifiez le format du rapport en sélectionnant une période et des critères différents. Allez dans Rapports, puis Balance de vérification pour ouvrir la page du rapport et définir les critères. Les options du champ Période permettent de voir les soldes « en date du » ou les mouvements de comptes pour l’analyse.

En date du

Sélectionnez En date du dans le champ Période et entrez une date pour voir les soldes des comptes du grand livre jusqu’à cette date. Le rapport affichera les soldes depuis le début des comptes jusqu’à la date sélectionnée.

Exemple : Vous avez commencé à utiliser Comptabilité le 15 janvier 2018. Aujourd’hui, nous sommes le 29 juin 2020, et vous souhaitez voir les soldes de vos comptes. Sélectionnez En date du dans le champ Période et entrez 29/06/2020 dans le champ Date. Le rapport affichera les soldes du 15 janvier 2018 au 29 juin 2020.

Options d’analyse, axées sur les mouvements entrants/sortants

Pour exécuter un rapport d’analyse, sélectionnez l’une de ces options dans le champ Période :

• Cette année, L’année dernière, Cet exercice financier, Le dernier exercice financier
• Ce mois-ci, Le mois dernier, Ce trimestre, Le dernier trimestre
• Personnalisé : Entrez votre propre plage de dates dans les champs De et À

Soldes de début et de fin

Ajoutez ces options d’ajustement aux critères :

• Cette période seulement : Affiche uniquement les mouvements de la période sélectionnée sans les soldes de début et de fin
• Afficher les soldes de début et de fin : Inclut toutes les écritures effectuées avant la période sélectionnée, y compris celles de l’exercice précédent

 NOTE: L’option Résumer les valeurs des bénéfices non répartis est disponible si vous sélectionnez En date du dans le champ Période.  

À propos des valeurs résumées des bénéfices non répartis

Exemple : Votre exercice se termine le 31 décembre. Vous avez saisi trois factures de vente pendant l’année : une ce mois-ci pour 500 $, une le mois dernier pour 200 $, et une l’année fiscale précédente pour 100 $. Toutes les factures ont été enregistrées dans le compte Revenus de ventes. Sélectionnez Ce mois-ci (dans le champ Période) et Afficher les soldes de début et de fin avant d’exécuter le rapport.

• Si vous ne sélectionnez pas l’option Résumer les valeurs des bénéfices non répartis, le rapport affiche 500 $ pour le mois en cours et 300 $ en solde de début. La colonne Solde de fin affiche 800 $.
• Si vous sélectionnez l’option, le rapport affiche 500 $ pour le mois en cours, 200 $ en solde de début, et 700 $ en solde de fin. Un total de 100 $ apparaît sur la ligne Bénéfices non répartis. Si vous développez la ligne, un solde nul apparaît dans la colonne du mois et 100 $ dans les colonnes Solde de début et Solde de fin.

Autres critères

• Masquer les comptes dont le solde est nul. Cette option est sélectionnée par défaut et exclut du rapport les comptes du grand livre dont le solde est nul. Si vous la décochez, les comptes du grand livre ayant enregistré des activités dans la période, et dont le solde net est nul, sont inclus dans le rapport. Les comptes du grand livre n’ayant enregistré aucune activité sont exclus.
• Afficher les codes IGRF. Pour inclure les codes IGRF de votre plan comptable sur le rapport.

Explorer les données du rapport

Cliquez sur un solde dans les colonnes Débit ou Crédit pour voir les transactions qui composent ce solde. Si vous explorez :

• Un compte du bilan (sauf Bénéfices non répartis et Résultat net), le rapport Grand livre détaillé s’ouvre. Cliquez sur un montant pour explorer davantage.
• La ligne Bénéfices non répartis, le rapport Résultat net s’ouvre, détaillant les soldes résumés dans les bénéfices non répartis.

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Détection d’erreurs et régularisation

Si les soldes de vos comptes sont plus élevés ou plus bas que prévu, cela peut indiquer des écritures manquantes, en double ou incorrectes. Explorer les détails est la meilleure façon d’enquêter. Pour corriger une erreur :

• Modifiez la transaction incorrecte ou créer une écriture de journal.
• Sélectionnez le compte concerné du côté de l’ajustement.
• Assurez-vous que c’est le type d’écriture opposé à l’erreur.
• Si plusieurs lignes, elles doivent totaliser le montant de l’erreur.