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Comment créer des factures de vente

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Summary

Comment créer, personnaliser et envoyer par courriel des factures clients dans Sage Comptabilité. Ce guide explique également comment réorganiser les lignes de facture.

Description

Créez des factures de vente pour :

  • Enregistrer les achats des clients
  • Suivre les soldes impayés
  • Surveiller les dates d’échéance des paiements

Vous pouvez imprimer ou envoyer les factures par courriel. Appliquez les paiements aux factures dès leur réception.

Pour créer une facture, commencez par créer des fiches de contact pour vos clients.

Resolution

Avant de commencer

Créez une fiche de contact pour chaque client. Si vous vendez fréquemment des produits ou services spécifiques :

  • Créez des fiches de produits ou services
  • Utilisez des articles en stock dans les factures

Sage Comptabilité réduit automatiquement les niveaux de stock lorsque vous incluez des articles en stock dans les factures. Vous ne pouvez pas vendre des articles en rupture de stock. Enregistrez la facture comme brouillon jusqu’à ce que vous mettiez à jour les niveaux de stock.

Créer une facture de vente

  1. Survolez Ventes, puis sélectionnez Factures de vente, Nouvelle facture.
  2. Remplissez tous les champs obligatoires marqués d’un astérisque (*).
  3. Dans Produit/Service, sélectionnez ou créez un article.
  4. Si l’article a plusieurs prix, sélectionnez-en un dans Prix/Tarif.
  5. Pour l’analyse des transactions, cliquez sur les points de suspension (...) et choisissez une catégorie.
  6. Vérifiez le Total net et le Total des taxes en bas. Cliquez sur Total des taxes pour un détail.
  7. Pour enregistrer comme brouillon, cochez Enregistrer sous et choisissez un format.

Facturer les frais de port au client

Saisissez le montant net dans le champ Expédition et sélectionnez le taux de taxe.

Pièces jointes

Cliquez sur l’icône de pièce jointe et sélectionnez Téléverser des fichiers pour ajouter des reçus ou bons de commande.

Que se passe-t-il ensuite?

Après avoir enregistré la facture, vous pouvez :

  • Appliquer un paiement
  • Appliquer une note de crédit
  • Envoyer la facture par courriel
  • Modifier la facture

Suivre des factures de vente


Pointez votre curseur sur les options suivantes pour afficher les détails :
État Détails
Créée Indique la date et l’heure de création de la facture.
Envoyée Envoyé comme PDF – Indique que le document a été envoyé manuellement. Si vous envoyez la facture par courriel, l’état change pour indiquer qu’elle a été envoyé par courriel.
Envoyé par courriel – Indique l’adresse ou les adresses courriel du client, ainsi que la date et l’heure d'envoi du courriel pour toutes les adresses courriel indiquées dans les lignes À et Cc.
Vert – Indique qu'au moins un courriel a été envoyé.
Rouge – Apparaît si l'un des courriels n'a pas pu être envoyé.
Vous devez rafraichir cette page pour mettre à jour cet état.
Consultée Indique l’adresse courriel et la date à laquelle le client a lu le courriel.
Si le suivi est important pour votre entreprise, vous pouvez décocher la case Inclure en pièce jointe dans la fenêtre d’envoi par courriel.
Si le fournisseur de messagerie de votre client ne confirme par que votre client a consulté les courriels, l’état Consulté n'est pas mis à jour. Cela signifie que votre client peut avoir consulté la facture de vente, même si l’état n’a pas changé.

Image CAUTION: Pour activer le statut Consultée, envoyez la facture par courriel depuis la page de facture ou lors de sa création.
Payée Indique la date du dernier paiement enregistré pour la facture de ventes.
Vert – Si elle est intégralement payée..
Orange clair – Si elle est en partie payée.
Orange foncé – Si le paiement est en retard.

Gérer une facture existante

Depuis Ventes, Factures de vente, sélectionnez une facture pour :

Consulter les détails de la facture. Notamment si elle a été réglée ou non.
Vérifier si la facture a été émise. La facture est indiquée comme émise si vous l’avez envoyée par courriel ou imprimée.
Envoyer la facture par courriel. Vous pouvez envoyer votre facture à votre client, comme pièce jointe au format PDF,.
Copier la facture. Vous créez ainsi une nouvelle facture avec exactement les mêmes détails sans avoir à saisir de nouveau les informations.
Modifier la facture. Si la facture a déjà été réglée, créditée ou incluse dans une déclaration de taxe, vous ne pouvez pas la modifier. Pour obtenir de plus amples informations, consultez Éditer ou annuler une facture de vente.
Payer une facture. Imputer un paiement à une facture.
Créer une note de crédit. Utilisez l'option Plus pour créer rapidement une note de crédit qui contient les mêmes informations que la facture.
Imprimer un bordereau de livraison. Utilisez l'option Plus pour imprimer un bordereau de livraison correspondant à la facture.

Afficher une analyse détaillée des paiements et ventilations

  1. Ouvrez la facture ou la note de crédit depuis l’activité du contact ou l’onglet Ventes.
  2. Cliquez sur Montant payé.
  3. Cliquez sur Paiements et allocations pour voir le détail.

Conversion d’un brouillon ou d’une facture pro forma

  1. Allez à Ventes > Factures de vente.
  2. Cliquez sur la facture souhaitée et modifiez-la si nécessaire.
  3. Décochez Enregistrer sous.
  4. Choisissez une des options suivantes :
    • Enregistrer
    • Enregistrer et envoyer par courriel
    • Enregistrer et imprimer
    • Enregistrer et nouveau

Le système a maintenant finalisé la facture et l’a enregistrée dans le grand livre.

Personnalisation des factures de ventes

Utilisez le menu Personnaliser en bas de la page de facture pour personnaliser votre facture. Cliquez sur Aperçu avant impression pour voir les modifications.

Envoyer les factures par courriel

Les factures sont en ligne. Lorsqu’elles sont envoyées par courriel, les clients reçoivent un lien pour les consulter, les enregistrer ou les imprimer. Vous pouvez également joindre un PDF.

Créer une facture de vente

  1. Allez à Ventes, puis cliquez sur Nouvelle facture.
  2. Saisissez :
    • Client : Tapez le nom ou cliquez sur Ajouter un client
    • Date de la facture
    • Référence (facultatif)
    • Adresse principale : Remplie automatiquement à partir de la fiche client
  3. Ajoutez des articles :
    • Description
    • Catégorie: Cliquez sur la flèche pour modifier
    • Prix/Tarif
    • Taux de taxe
    • Total
  4. Ajoutez des notes ou conditions si nécessaire.
  5. Pour joindre des fichiers, cliquez sur Pièce jointe > Téléverser des fichiers.
  6. Cliquez sur Enregistrer la facture, Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et ajouter une nouvelle.
  7. Pour imprimer, envoyer par courriel ou télécharger, ouvrez la facture. Choisissez l’option à droite.

Réorganiser les lignes de facture

  1. Enregistrez la facture comme brouillon.
  2. Cliquez sur Réorganiser les lignes.
  3. Glissez-déposez les lignes à l’aide de l’icône de réorganisation.
  4. Cliquez sur Appliquer.
  5. Pour finaliser, décochez la case Brouillon et cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer par courriel.