Comment créer, personnaliser et envoyer par courriel des factures clients dans Sage Comptabilité. Ce guide explique aussi comment réorganiser les lignes de facture.
Description
Créez des factures de vente pour:
- Enregistrer les achats des clients
- Suivre les soldes impayés
- Surveiller les dates d'échéance des paiements
Vous pouvez imprimer ou envoyer les factures par courriel. Appliquez les paiements aux factures lorsque vous les recevez.
Pour créer une facture, créez d'abord des fiches de contact pour vos clients. Vous pouvez personnaliser, ajouter un logo de société et appliquer un modèle en suivant l'article Personnaliser les documents de vente.
Resolution
Avant de commencer
Créez une fiche de contact pour chaque client.
Si vous vendez souvent des produits ou des services précis:
- Créez des fiches de produit ou de service
- Utilisez des articles en stock dans les factures
Sage Comptabilité réduit les niveaux de stock lorsque vous incluez des articles en stock dans les factures. Vous ne pouvez pas vendre des articles en rupture de stock. Enregistrez la facture comme brouillon jusqu'à la mise à jour des niveaux de stock.
Enregistrer une facture de vente
- Pointez sur Ventes, puis sélectionnez Factures de vente.
- Sélectionnez Nouvelle facture.
- Remplissez tous les champs obligatoires marqués d'un astérisque (*).
- Dans Produit/Service, sélectionnez ou créez un article.
- Si l'article a plusieurs prix, choisissez-en un dans Prix/Taux.
- Pour l'analyse des transactions, cliquez sur les points de suspension (…) et choisissez une catégorie.
- Vérifiez Net et Total au bas de la page.
- Pour enregistrer comme brouillon, cochez Enregistrer sous et choisissez un format.
Frais de livraison
Saisissez le montant net dans le champ Frais de livraison et sélectionnez le taux de taxe.
Pièces jointes
Cliquez sur l’icône de pièce jointe et sélectionnez Téléverser des fichiers pour ajouter des reçus ou des bons de commande.
Enregistrer la facture
Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et envoyer par courriel.
Étapes suivantes
Après avoir enregistré la facture, vous pouvez :
- Appliquer un paiement
- Appliquer une note de crédit
- Envoyer la facture par courriel
- Modifier la facture
▼Suivi des factures de vente Pour voir l'état des factures :
- Accédez à Ventes, puis Factures de vente.
- Sélectionnez une facture créée après le 2019-03-01.
- Survolez:
| Créée | Affiche la date et l'heure de création. |
| Envoyée | Indique si la facture a été envoyée manuellement ou par courriel. |
| Consultée | indique si et quand le courriel a été ouvert. |
| Payée | Indique la date du dernier paiement enregistré pour la facture de ventes.
Vert – Si elle est intégralement payée..
Orange clair – Si elle est en partie payée.
Orange foncé – Si le paiement est en retard. |
Pour activer l'état Consultée, envoyez la facture par courriel depuis la page de facture ou lors de sa création.
▼Gérer les factures existantes Depuis Ventes, Factures de vente, sélectionnez une facture pour :
| Consulter les détails de la facture. | Notamment si elle a été réglée ou non. |
| Vérifier si la facture a été émise. | La facture est indiquée comme émise si vous l’avez envoyée par courriel ou imprimée. |
| Envoyer la facture par courriel. | Vous pouvez envoyer votre facture à votre client, comme pièce jointe au format PDF,. |
| Copier la facture. | Vous créez ainsi une nouvelle facture avec exactement les mêmes détails sans avoir à saisir de nouveau les informations. |
| Modifier la facture. | Si la facture a déjà été réglée, créditée ou incluse dans une déclaration de taxe, vous ne pouvez pas la modifier. Pour obtenir de plus amples informations, consultez Éditer ou annuler une facture de vente. |
| Payer une facture. | Imputer un paiement à une facture. |
| Créer une note de crédit. | Utilisez l'option Plus pour créer rapidement une note de crédit qui contient les mêmes informations que la facture. |
| Imprimer un bordereau de livraison. | Utilisez l'option Plus pour imprimer un bordereau de livraison correspondant à la facture. |
▼Personnaliser les factures de vente Utilisez le menu Personnaliser au bas de la page de facture pour personnaliser votre facture. Cliquez sur Aperçu avant impression pour prévisualiser les modifications.
▼Envoyer des factures de vente par courriel Les factures sont en ligne. Lorsque vous les envoyez par courriel, les clients reçoivent un lien pour les afficher, les enregistrer ou les imprimer. Vous pouvez aussi joindre un PDF.
Pour créer une facture de vente:
- Accédez à Ventes, puis cliquez sur Nouvelle facture.
- Renseignez:
| Client | |
| Date de facture | |
| Référence (facultatif) | |
| Adresse principale | Remplie à partir de la fiche du client. |
- Ajoutez des articles:
| Description | |
| Catégorie | Cliquez sur la flèche pour change. |
| Prix/Taux | |
| Taux de taxe | |
| Total | |
- Ajoutez des notes ou des conditions, au besoin.
- Pour joindre des fichiers, cliquez sur Pièce jointe, puis Téléverser des fichiers.
- Cliquez sur Enregistrer la facture, Enregistrer comme brouillon ou Enregistrer et ajouter une nouvelle facture.
- Pour imprimer, envoyer par courriel ou télécharger, ouvrez la facture. Choisissez l'option à droite.
▼Réorganiser les lignes de facture - Enregistrez la facture comme brouillon.
- Cliquez sur Réorganiser les lignes.
- Faites glisser et déposez les lignes à l'aide de l'icône Réorganiser.
- Cliquez sur Appliquer.
- Pour finaliser, décochez la case Brouillon, puis cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer par courriel.
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