Comment importer et exporter des stocks, des produits non stockés et des services

Summary

Comment importer et exporter l’inventaire dans Sage Comptabilité.

Resolution

Voici comment importer de nouveaux enregistrements, exporter des enregistrements et mettre à jour des enregistrements existants à partir de fichiers CSV. Apprenez à:

Importer de nouveaux enregistrements de produits et de services
Exporter tous les enregistrements de produits et services
Importer et mettre à jour des enregistrements de produits et de services existants

Importer de nouveaux enregistrements de produits et de service

Utilisez cette section pour apprendre à importer de nouveaux enregistrements à partir d’un fichier CSV.

Pour mettre à jour des enregistrements existants, consultez la section Mettre à jour des produits et services existants.

Avant d'importer

Assurez-vous que les en-têtes du fichier CSV correspondent exactement au modèle
Téléchargez le modèle CSV pour vérifier les en-têtes requis
Incluez Code de l’article et Description (les autres champs sont facultatifs)
Créez les catégories et sous-catégories à l’avance
Assurez-vous d’associer la bonne catégorie à chaque sous-catégorie
Activez le bon Type d’analyse pour les articles Stockés, Non stockés ou Services
Utilisez des fichiers CSV séparés pour les produits et services
Limitez la taille du fichier à 0,5 Mo
Vous pouvez importer jusqu’à 10 prix

Format de fichier CSV pour les produits

Pour que vos enregistrements de produits puissent être correctement importés, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les en-têtes de colonne indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne	Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
A	Code article	Alphanumérique	Non	Entrez un code pour identifier le produit.
B	Description	Alphanumérique	Oui	Saisissez une description pour le produit.
E	Nom prix de vente 1	Alphanumérique	Non	Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
F	Valeur prix de vente 1	Numérique à 2 décimales	Non	Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
G	Le prix de vente 1 inclut la taxe	Alphanumérique	Non	Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
H	Compte de vente du grand livre	Numérique	Non	Renseignez le code du grand livre à utiliser pour la vente du produit. Pour utiliser le compte par défaut, laissez ce champ vide.
I	Taux de taxe de vente	Alphanumérique	Oui	Entrez le taux de taxe de vente tel qu’il apparaît sur la page Taux de taxe de vente (allez au menu Paramètres, Taxes de vente).
J	Fournisseur habituel	Texte	Non	Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister. 10 caractères maximum.
K	Description de l'achat	Texte	Non	250 caractères maximum.
L	Prix d'achat	Nombre plus 2 décimales	Non	Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M	Compte de charges du grand livre	Numérique	Non	Saisissez le code du compte à utiliser pour l'achat de ce produit, par exemple, 5000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
N-P	Type d’analyse 1, 2, 3	Texte	Non	Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q	Notes	Alphanumérique	Non	Entrez une note s'il y a lieu. Vous pouvez saisir un maximum de 500 caractères.
R	Nom prix de vente 2	Alphanumérique	Non	Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
S	Valeur prix de vente 2	Numérique à 2 décimales	Non	Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
T	Le prix de vente 2 inclut la taxe	Alphanumérique	Non	Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
U	Nom prix de vente 3	Alphanumérique	Non	Pour utiliser le nom par défaut, Prix de vente, laissez cette colonne vide.
V	Valeur prix de vente 3	Numérique à 2 décimales	Non	Renseignez le prix auquel vous facturez le produit.
W	Le prix de vente 3 inclut la taxe	Alphanumérique	Non	Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.

Format de fichier CSV pour les services

Pour que vos enregistrements de services puissent être correctement importés, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les en-têtes de colonne indiqués dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne	Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
A	Code article	Alphanumérique	Non	Entrez un code pour identifier le service.
B	Description	Alphanumérique	Oui	Saisissez une description pour le service.
E	Nom du taux 1	Alphanumérique	Non	Entrez la tarification utilisée pour facturer le service. Pour utiliser le nom par défaut, Taux, laissez ce champ vide.
F	Valeur du taux 1	Numérique à 2 décimales	Non	Entrez le taux que vous facturez pour le service.
G	Le taux 1 inclut la taxe	Alphanumérique	Non	Entrez Oui ou Non. Laissez cette colonne vide pour utiliser la valeur par défaut, qui est Non.
H	Compte de vente du grand livre	Numérique	Non	Le code du compte que vous voulez utiliser pour la vente de ce service, par exemple, 4000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
I	Taux de taxe de vente	Alphanumérique	Oui	Entrez le taux de taxe de vente tel qu’il apparaît sur la page Taux de taxe de vente (allez au menu Paramètres, Taxes de vente).
J	Fournisseur habituel	Texte	Non	Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister. 10 caractères maximum.
K	Description de l'achat	Texte	Non	250 caractères maximum.
L	Prix d'achat	Nombre plus 2 décimales	Non	Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M	Compte de charges du grand livre	Numérique	Non	Saisissez le code du compte à utiliser pour l'achat de ce produit, par exemple, 5000. Pour utiliser le compte par défaut, laissez cette colonne vide.
N-P	Type d’analyse 1, 2, 3	Texte	Non	Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q	Notes	Alphanumérique	Non	Entrez une note s'il y a lieu. Vous pouvez saisir un maximum de 500 caractères.

Format de fichier CSV pour les articles en stock

Pour que vos enregistrements de stocks puissent être correctement importés correctement, vous devez inclure une ligne d'en-tête dans votre fichier CSV et utiliser les colonnes indiquées dans la colonne Nom du champ ci-dessous.

Colonne	Nom du champ	Type	Obligatoire	Notes
A	Code de l’article	Texte	Oui	30 caractères maximum et doit être unique.
B	Description	Texte	Oui	255 caractères maximum.
E	Nom prix de vente 1	Texte	Non	Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut. Tip: Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
F	Valeur prix de vente 1	Nombre plus 2 décimales	Non	Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
G	Le prix de vente 1 inclut la taxe	Texte	Non	Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.
H	Compte de vente du grand livre	Numéro	Non	Le code du compte du grand livre que vous voulez utiliser pour la vente de cet article en stock. Pour utiliser le compte par défaut, laissez ce champ vide.
I	Taux de taxe de vente	Texte	Non	Laissez en blanc pour utiliser le taux de taxe par défaut. Vous pouvez aussi entrer le nom du taux indiqué sur la page Paramètres, Taux de taxe de vente.
J	Fournisseur habituel	Texte	Non	Entrez le code du compte fournisseur. Le compte fournisseur doit déjà exister. 10 caractères maximum.
K	Description de l'achat	Texte	Non	250 caractères maximum.
L	Prix d’achat	Nombre plus 2 décimales	Non	Saisissez un prix d'achat pour l'article en stock Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
M	Compte de charges du grand livre	Numéro	Non	Le code du compte du grand livre que vous voulez utiliser pour l'achat de cet article en stock. Laissez en blanc pour utiliser le compte par défaut défini pour vos articles en stock. Pour en configurer un, allez à la page Paramètres, Paramètres par défaut.
N-P	Type d’analyse 1, 2, 3	Texte	Non	Ces champs sont inclus dans le fichier uniquement si vous avez configuré des types d’analyse sur la page Paramètres, Types d'analyse.
Q	Notes	Texte	Non	500 caractères maximum.
R	Code du fournisseur	Texte	Non	Le code utilisé par votre fournisseur. 50 caractères maximum.
S	Stock mini	Numéro	Non	Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
T	Qté de commande.	Nombre plus 2 décimales	Non	Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
U	Emplacement	Texte	Non	25 caractères maximum
V	Code barre	Texte	Non	50 caractères maximum
W	Poids	Numéro	Non	Si ce champ est laissé vide, la valeur est fixée à 0,00.
X	Unité de poids	Texte	Non	Saisissez gramme, kilogramme, tonne ou once, livre, tonne. Si ce champ est laissé vide, la livre est définie comme unité par défaut.
Y	Nom prix de vente 2	Texte	Non	Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut. Tip: Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
Z	Valeur prix de vente 2	Nombre plus 2 décimales	Non	Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
AA	Le prix de vente 2 inclut la taxe	Texte	Non	Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.
BB	Nom prix de vente 3	Texte	Non	Laissez en blanc pour utiliser le nom de prix de vente par défaut. Tip: Si vous avez plusieurs niveaux de prix, vous pouvez entrer les niveaux supplémentaires après l'importation de vos enregistrements.
CC	Valeur prix de vente 3	Nombre plus 2 décimales	Non	Si ce champ est laissé vide, le prix est fixé à 0,00.
DD	Le prix de vente 3 inclut la taxe	Texte	Non	Saisissez Oui ou Non, ou laissez en blanc pour utiliser la valeur Non par défaut.

Télécharger le modèle de fichier CSV

Accédez à Produits et services.
Cliquez sur Nouvel article, puis sélectionnez Importer des articles.
Choisissez le type d’article : Stock, Non stock ou Service.
Cliquez sur le lien pour télécharger le modèle CSV.

Préparer le fichier CSV

Gardez les en-têtes du modèle.
Remplacez les données d’exemple par vos propres informations.

Les tableaux de format CSV pour produits non stockés, services, et produits stockés suivent avec les noms des champs, le type, si c’est requis, et les notes.

Importer vos produits et services

Cliquez sur Produits et services.
Cliquez sur Nouvel article, puis sélectionnez Importer des articles.
Sélectionnez le type d’article : Stock, Non stock ou Service.
Si l’importation échoue, corrigez le fichier en fonction du message d’erreur et réessayez.
Téléversez ou glissez-déposez votre fichier CSV.
Cliquez sur OK.

Exporter des produits et services

Deux options s’offrent à vous :

Exporter tous les enregistrements
Exporter certains enregistrements sélectionnés

Exporter tous les enregistrements

Cette option exporte tous les articles (Stock, Non stock, ou Service) vers des fichiers CSV distincts (types d’analyse exclus).

Dans Contacts, cliquez sur Produits et services.
Dans le menu Nouvel article, sélectionnez Exporter tout.
Choisissez le type d’article et cliquez sur Exporter.
Attendez la notification que le fichier est prêt avant de recommencer.

Exporter des enregistrements sélectionnés

Cette option exporte uniquement les champs visibles pour les enregistrements sélectionnés.

Dans Contacts, cliquez sur Produits et services.
Sélectionnez les enregistrements à exporter.
Sélectionnez l’icône CSV dans la barre d’outils Actions.

Ajoutez ou supprimez des champs selon vos besoins avant d’exporter.

Mettre à jour des produits et services existants

Pour éviter les doublons, commencez par exporter tous les enregistrements. Le système utilise un identifiant unique pour repérer et mettre à jour les données.

Exportez tous les enregistrements comme indiqué ci-dessus.
Ouvrez le fichier exporté, apportez les modifications, puis enregistrez-le.
Dans la barre de navigation, accédez à Produits et services.
Cliquez sur Nouvel article, puis sélectionnez Mettre à jour les articles.
Téléversez ou glissez-déposez votre fichier mis à jour.
Choisissez la méthode de gestion des cellules vides, puis cliquez sur Continuer.
Passez en revue le résumé, puis cliquez sur Démarrer l’importation.