Comment configurer et utiliser le module de paie

Etape 1 : Configuration de la paie

1. Allez dans Configuration, Paramètres, Paie, Comptes Associés.
2. Pour chaque sous-section (Salaires, Retenues, Charges, etc.), vérifiez qu'il existe un compte pour chaque champ.
   • Demandez à votre comptable des conseils appropriés sur le compte à sélectionner
3. Sélectionnez OK.
4. Allez dans Configuration, Paramètres, Paie, Salaires.
5. Vérifiez que chaque revenu est correctement configuré pour les impôts.
6. Pour que les vacances soient calculées, sélectionnez un compte pour la section Vacances Dues.
   • Demandez à votre comptable des conseils appropriés sur le compte à sélectionner
7. Sélectionnez Retenues et vérifiez que les retenues utilisées sont correctement configurées.
8. Sélectionnez Charges et entrez les pourcentages appropriés pour chaque charge supplémentaire.
9. Sélectionnez OK.

Etape 2 : Pour créer un nouveau revenu de salaire

1. Sélectionnez Configuration, puis Paramètres
2. Sélectionnez Paie, puis Salaire
3. Renommez le prochain revenu disponible avec le nom de ce que vous souhaitez créer.
4. Vous pouvez modifier le type de revenu selon le cas (revenu, taux horaire,..) et cocher les colonnes d'impôt appropriées.
5. Dans le menu à gauche, sélectionnez Comptes associés, Salaires et vous verrez le nouveau revenu dans le tableau. Vous devrez le lier à votre compte de Salairs et Traitements. (Si vous souhaitez lier le nouveau revenu à un autre compte de dépenses, vous pouvez également faire cela).
6. Ouvrez le dossier de l'employé, cochez la case Utiliser à côté du nouveau revenu et du taux approprié pour le revenu.

Étape 3 : Pour créer une nouvelle retenue sur la paie

1. Sélectionnez Configuration, puis Paramètres
2. Sélectionnez Paie, puis Retenues.
3. Renommez la prochaine Retenue disponible avec le nom de ce que vous souhaitez créer.
4. Vous pouvez modifier le type de déduction selon le cas dans la colonne Déduire par (Montant ou Pourcentage du brut).
5. Vous pouvez choisir d'appliquer cette déduction avant ou après l'application des taxes.
   • Si vous souhaitez que cette déduction soit prélevée sur votre Brut, vous devez laisser les colonnes non cochées
   • Si vous souhaitez que cette déduction soit déduite de votre Net, vous devez cocher les colonnes qui s'appliquent à cela
6. Sélectionnez Configuration, Paramètres, Paie, puis Comptes Associés
7. Sélectionnez l'onglet Retenueset vous verrez la nouvelle retenue dans le tableau. Vous devrez le lier à un compte.
8. Ouvrez le dossier de l'employé, cochez la case Utiliser à côté de la nouvelle déduction et indiquez le taux pour la déduction.

Étape 4 : Pour configurer les charges sociales

1. Sélectionnez Configuration, Paramètres
2. Sélectionnez Paie, Comptes liés, Impôts
3. Reliez à vos comptes fournisseurs et comptes de dépense selon les cas.
4. Pour les employés du Québec, veuillez également lier les comptes fournisseurs et les comptes de dépenses à Impôt(Québec), RRQ, QHSF, RQAP.
5. Si vous avez un identifiant de paie actif dans le programme et que vous avez cliqué sur le bouton « calculer les taxes automatiquement » sur la fenêtre du chèque de paie, le montant de taxe sur la paie s'affichera automatiquement après que vous ayez entré des revenus ou des déductions.
6. Vous ne pouvez utiliser la fonction Chèques de Paie en Série que lorsque vous avez un identifiant de paie actif.

Étape 5 : Pour configurer le versement de la paie

1. Sélectionnez Fournisseurs et créez un profil pour le Receveur Général s'il n'existe pas.
2. Sélectionnez Configuration, Paramètres, Paie puis Avis de Versement.
3. Liez l'assurance-emploi, le RPC et l'impôt au Receveur Général en cliquant sur l'icône de loupe dans la colonne Versement au Fournisseur.
4. Sélectionnez Receveur général.
   • Si vous utilisez Sage Simple Comptable 2011 ou une version antérieure : Dans la colonne Date du solde à reporter, entrez la date de fin de la dernière période de remise payée, sinon passez à l'étape 6.
5. Dans la colonne Solde à reporter, entrez tout montant encore dû à cette date.
   • Si vous utilisez Sage Simple Comptable 2012 et Sage 50 2013 ou une version ultérieure : entrez la fréquence de versement.
6. Saisissez la fin de la prochaine période de versement.
7. Sélectionnez OK pour enregistrer.
8. Pour confirmer les montants que vous devez verser, consultez le rapport du grand livre via Rapports, Finances, Transactions par compte (ou Module Général).
9. Assurez-vous que les dates que vous utilisez correspondent à la même période pour laquelle vous effectuez le versement.
10. Si vous configurez un Avis de Versement pour l'indemnisation des accidents du travail (WCB, CSST, etc.), veuillez suivre les mêmes étapes ci-dessus.

Étape 6 : Créer un employé

1. Sous l'icône Employés, sélectionnez le lien Employés, puis sélectionnez Ajouter un employé.
2. Remplissez toutes les informations pour chaque employé et pour chaque onglet.
3. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
4. Répétez cette opération pour chaque employé supplémentaire.

Étape 7 : Faire un chèque de paie

1. Sous l'icône Chèque de paie, sélectionnez le lien Chèque de paie (ou bien cliquez le centre de l'icône).
2. Sélectionnez Créer un chèque de paie.
3. Sélectionnez l'employé.
4. Sélectionnez la date du chèque et la date de fin de période.
5. Remplissez les informations du chèque de paie au besoin.
6. Si tout semble correct, cliquez sur le bouton Imprimer (facultatif) si vous souhaitez imprimer un chèque de paie.
7. Sélectionnez Traiter.
8. Répétez l'opération pour le prochain employé.