Avant de commencer

• Pour pouvoir importer les écritures dans Sage 50, le fichier qui contient ces écritures doit être dans un format texte
• Sage 50 doit être en mode mono-utilisateur
• La base de données dans la quelle vous importer doit être enregistrée en local, pas sur un serveur
• Faites une copie de sauvegarde avant de commencer

Restrictions d’importation

1. Vous ne pouvez importer que des écritures du journal général. Les mêmes écritures que vous pourriez entrer dans la fenêtre du journal général de Sage 50.
2. Si on a déjà fermé le mode historique, on ne peut pas importer des écritures qui affecte les comptes associés, les comptes payables, les comptes des avances, les vacances ou les comptes d’inventaires.
3. Aucun autre module n’est affecté après l’importation.

Formater le fichier à importer

La première ligne de chaque écritures doit contenir les informations suivantes:

1. La date, en mois-jour-année séparés par des traits d’union. Ex: Le 14 octobre 2009 sera 10-14-09. La date est toujours suivi par une virgule.
2. La source de transaction (en général le numéro de document, numéro chèque ou de facture). Le numéro de source doit être contenu entre guillemets et peut avoir jusqu’à 13 caractères.
3. Un commentaire. Le nom du client, de l’employé ou alors la description de l'écritures. Cela doit aussi être entre guillemets. Le commentaire est limité à 39 caractères.

Exemple de la première ligne

10-14-09,"1035-9315","Pat Sam"

• Les lignes suivantes vont contenir les informations de débits et crédits pour la transaction. Utilisez une ligne différente pour chaque débit et chaque crédit
• Les débits sont en montant positive et les crédits en montant négative. Le montant doit avoir un point et 2 décimales
• Les détails des écritures doivent avoir le numéro de compte suivi par une virgule et le montant
• Chaque montant doit être sur sa propre ligne
• Les débits doivent être égaux aux crédits

Exemple de la 2ème ligne à la 5ème ligne

1090,133.75
4020,-97.50
4060,-27.50
2490,-8.75

Vous pouvez mettre autant de lignes que vous voulez à condition que l'écritures soit équilibrée (crédit = débits) Si la transaction ne balance pas Sage 50 va vous demander de vérifier les erreurs dans tout le fichier. Aucune écritures ne serra imporée jusqu’à ce que tout le fichier soit corrigé.

Le tableau suivant montre un fichier correct avec 2 écritures.

10-14-07,"338","Transfert d’argent"
1080,150.00
4020,-150.00
10-14-07,"339","Consultation Dupont Inc."
1080,2250.00
4040,-1250.00
4060,-1000.00

Un autre exemple avec les divisions

Les comptes et les divisions sont séparés par les traits d’unions.

4-30-15,"source","commentaire"
1710-0100,133.75
4020-0100,-97.50
4080-0200,-27.50
2460-0100,-8.75
04-30-15,"1034-9315","1000 s111-04"
1710-0100,234.75
4020-0100,-97.50
4080-0200,-27.50
2460-0100,-109.75
04-30-15,"1034-9315","1000 s111-04"
1710-0100,134.75
4020-0100,-197.50
4080-0200,-127.50
2460-0100,-9.75

Importation

1. Allez dans Fichier, Importer/Exporter, Importer des transactions, Importer des écritures du journal général dans Sage 50.

2. Suivez l'assistant.